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Município do Bombarral organiza arquivo camarário

26 de Julho, 2016
O Município do Bombarral iniciou recentemente o processo de organização do arquivo camarário, quer o ativo, quer o intermédio ou inativo, quer ainda o histórico ou definitivo. A autarquia pretende assim constituir um arquivo tecnicamente organizado, corretamente inventariado, catalogado em suporte digital e coordenado por trabalhadores devidamente formados e afetos especificamente àquele serviço. A organização do arquivo permitirá agilizar o processo de busca e consulta de documentação, com rapidez e fiabilidade, e em simultâneo, institui-se responsabilidade na disponibilização de processos e documentos diversos. Ao contrário do que por vezes se considera, um arquivo não é um espaço para depósito, mas sim um serviço dinâmico e essencial para o bom funcionamento da instituição que serve.
A autarquia pretende constituir um arquivo tecnicamente organizado

Paralelamente, será elaborado um Plano de Classificação Documental adequado à realidade dos serviços municipais do Bombarral, mas de estrutura unificada e respeitando as mais recentes orientações e produção legislativa sobre a matéria, bem como a sua adequação ao Projeto ASIA (Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística para a Administração Pública).

Para a concretização deste processo, foi constituída uma equipa interna de colaboradores que estão já ativamente a participar neste projeto, inicialmente em maior número e posteriormente apenas integrando os efetivos essenciais para a manutenção e gestão do arquivo já catalogado, digitalizado e organizado.

De momento, a autarquia já dispõe de algum equipamento de digitalização e outro hardware, adquiridos para o efeito, no âmbito de programas de financiamento comunitário.

No que diz respeito aos colaboradores, a sua preparação foi iniciada com uma ação formativa em contexto de trabalho, a qual teve como objetivos reconhecer a importância da gestão de documentos de arquivo e aplicar regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de informação documental.

Este processo está a ser coordenado por uma técnica especializada nesta área de intervenção, com conhecimentos profundos do contexto organizacional autárquico e a qual, para o efeito, celebrou um contrato de prestação de serviços com a autarquia, com um plano de ação dividido em três fases.

Numa primeira fase é feita a avaliação da massa documental acumulada, sendo realizado o diagnóstico da documentação produzida, nomeadamente qual o nível da sua identificação e organização, estado de conservação e volume, a avaliação e seleção documental de acordo com a legislação em vigor, a elaboração dos autos de eliminação para aprovação e a eliminação após autorização.

Na segunda fase realizar-se-á a organização do arquivo intermédio e definitivo, com o acondicionamento/identificação das unidades de instalação.

Por fim, será efetuada a análise da documentação produzida pela Câmara Municipal, que inclui a análise do contexto da produção documental, a elaboração de um estudo orgânico-funcional dos serviços produtores, a recolha de documentação relativa às diversas reestruturações, o levantamento e análise documental, a realização da descrição das séries documentais e a elaboração do plano de classificação.

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